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FMS财务管理系统:应付结算

发布日期:2019-10-18

本篇文章中,笔者对应付结算各个部分进行了梳理和分√析,与大家分享。

前面相继介绍了财务系统的组成、财务数据流转、应收管理、质保金、预付款、费用管理以及合同管理。♂

我个人觉得应付结算管理部分的逻辑是整个FMS财务管理系统中较为复杂的一部分,它包括相关的结算明细报表、结算单管理、税票管理、付款管理以及应付对账等几个部分。

这部分的流程如果设计的复杂,将会影响到财务的日常结算效率,如果相关数据流转记录的不够详细,也会影响到♀财务报表及相关分析。

结算流程

1. 结算∪明细报表

此部分是结算单的基础数→据,也是通过业务生产系统的各种单据计算统计的,然后根据合同管理中的合作☆模式需¤要生成不同的结算明细数据,如下表。

取数逻Э辑:主要的数据来源是上面表格中列举的,但逻辑规则是最重要的,列举几个重要的如下:

(1)合同时间

涉及的单据归属合同时,需要对应唯一的合同与供应商;

商品会有一品多商的情况,所以❤☜对于结算明细报表的要求,就需要SCM系统、OMS等业务系统在进行出入库时需要关联(财务▌●系统中成本计算时有先进先出、移动加权价等)。

对于合同与供应商的对应关系,原则上是一个供应商同一时期内只能有一个有效的合同;如果合同到期要么及时续签,是否限制商品不能采购或售卖(下*๑#架);在实际的系统设计过程中,可能会有不同的业务场景出现,需要合理的设计。

这里举个例子:当合同到期时由于各种情况与供应商达成协议可以暂按原合同继续执行,后续再补签。

这种场景就可以在计算过程中先找最近有效的合同进行计算,先后待新合同生成时再进行重新计算,如果跨结Ш算周期,则需要生成结算差异,以保证∞财务数据■的准确。

(2)费用单据

在《FMS财务管理系统:费用管理》中介绍了费用管理分类,根据费用单▓据的类型判断哪些费用单据进入,哪些不进入到结算单中,都需要根据实际的业务进行设计编写。

在结算单中,费用单据是如何⿸抵扣的,也需要ω考虑。

(3)视同销售的单据

在平台佣金明细报表或联营销售报表中,由Ⅹ于是以销售的金额扣点进行结算(严格的◣说是代收与佣金收入两部分),那а么对于领用、损耗等对于公司是费用,但是对于供货商来说是销售,所以这部分单据理论上也要统计进来(也可以在供应商不合作时清算过程中再计算)。

(4)促销等费用承担

这里主要是指在销售过程中使用的优惠券等是由公司承担,还是由供货商承担,还是按比例承担;Ψ这不仅需要在财务结算明细报表中要体现出来,同时要在促销ミ活动中就需要将规则设置好。

所以负责开发FMS财务系统的研发不仅要了解财务基础知识,也需要参与到不同的项目,了解不同的业务系统规则;从这点来说对研发掌握业务是有重大推动作用的。

(5)业务单据获取规则

业务单据获获取规则是非常重要的,因为只要这部分规则确定的合理才能保证财务结算数据的准确同时也能更好的兼顾供货商与公司的双方利益。

如:经销的采购数据要以出入库的时间为基本的条件,对于调价单等是参与结算也要确定好;

代销的销售订单是以订单的支付时间为准,还是以出入库时间为准或是订单完成时间为基准呢,这也Δ需要确定;

平台佣金类的销售数据获取需要我们与业务、财务共同确定,一般要考虑商品的退换货周期(即订单签收后7或15个工作日的订单参与计❤算)。

为什么要考虑这么多规则的细节呢?主要是要降低公司风险为主,平衡各方的利益,这里不细描述。

(6)明细报表生成时间

建议每日零点以后生成即可,实时的数据生成对系统的要求比较高,有的逻辑也可能会复杂,所以每日Й零点后根据数据逻辑生成的数据,一般都能满足财务与业务的需求;

如果有Ⅻ的业务需要实时性的数据作参考,则可以单独开发查询报表,结算或入账的数据一定要以最终的财务数据为准。

2. 结算单

(1)什↔么是结算单?

结算单是根据结算明细报表,按照合同结算周期将数据汇总同时要考虑各种费用单据,是Θ否有预付款抵扣等情况。下面把结算单生成时间的表格再次贴出(合同管理中有此表格)

(2)结算单的状态有哪些?

因为结算单生成后需要经过对账≈、审批、税票开据等操作,所以要根据公司财务的结算流程确定关键状态,这里列出几个供参考:

(3)结算单包括哪些内容?

结〨算单是应付结算中非常重要的单据,它应该包括以下几部分:

结算单的基本信息:包括供应商基本信息⊙、账号主体、开户行、合同号、结算周期等; 货款信息:包括此结算周期内的主营业务单据汇总信息; 费用单据:前面介绍的费用管理中的相关单据。

(4)结算单生成逻辑?

这里需要将前Ъ面介绍的几部分串起来。

质保金与预付款的数据是否需要体现在结算单中(收款与退款都有); 每个结算单的税率是否唯一?一般是每个发票的税率是唯一的,所以在生成结算单◁时要把业务单据按商品税率进行拆分,具体看财务开票的要求; 发票与ж结算单的对应关系(详见税票管理),结算单的审核需要关联税率的状态。

税票管理

税票(普通增值税发票、专用增值税发票)分为两种:

供货商└给零售商开据的发票,主要是按进项税率开据,零售商可以进行税票抵扣的。 零售商给供货商开据的发票,主要是指服务类的发票。

1. 什么时▕候开票?

一般是在结算单对账完成后,需要及时开据发票。

2. 发票是明细还♥是汇总?

明细类也是按商品税率进行汇总后,按商品分类进行开具明细(目前超市等都是这样的,然后附上小票明细),这里可以确定发票是否是唯一税率。

财务系统中的税票管理流程如下:

3. 系统中如何保存发票信息?

一般情况下,一个结算单可以对应一张或多张发票,多个结算单也可以对应多张发票,即N:N,这在查询统计时有些№困难,所以可以引入一个发票批次的概念。

发票录入的主要字段:发票代码、发票编号、不含税金额、税额中、价税合计、单号、发票批次号等信息。

4. 税票状态?

未审核、已『审核、审核不通过(可以重新编辑,再次审核)

税票是结算流程中非常重要的环节,√财务是见票打款的,财务入账也是以税票金额入账的,而且每年的财务审计对于税票的审核⿺也是非常严格的,所以税票的管理看似简单,但是意义是蛮大的。

此处没有涉及零售商给C端用户开具的发票,那部分的开票金额计算是比较复杂的,因为开票金额的合理性在税务中是比较关键的;合理的避税也是财务部的重中之中。

总结

最后说一下,这里只是结算明细报表与结算单、税票管理几个部分而且只是介绍了大框,细节并未涉及,欢迎大家留言讨论┄┅,付款流程下一篇再介绍Е,ㄨ谢谢!

本人水平有限,书写电商财务系统系列的目的是个人的总结,同时希望看到此文章的人能够给出建议,谢谢!

 

作者:倔强的大萝卜;公众号:倔强的大萝卜

本文由 @倔强的大萝卜 原创发布于人人都是产品经理,未经作者许可,禁止转载。

题图来自Unsplash,基于‥CC0协议

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